Грамотное поведение руководителя, его способность управлять подчиненными, благоприятный психологический климат в коллективе содействуют развитию инициативности работников. Именно поэтому тема делового этикета является актуальной. Деловой этикет – это не просто писанные правила, требуемые исполнения. Это регулирование делового общения, которое способствует взаимопониманию и установлению деловых отношений внутри фирмы, что в конечном счете приводит к развитию бизнеса.
Давайте рассмотрим пункты, которые должен соблюдать руководитель, при условии, что он хочет и готов достигать описанных выше результатов.
1. Первым приветствуйте собеседника.
По общепринятому этикету принято первому приветствовать мужчине женщину, младшему старшего, существует также соответствующее должностное деление. Однако, руководителю лучше не дожидаться приветствия от своего сотрудника, тем более партнера по бизнесу, а поздороваться первым и подать руку.
2. Обращайтесь к подчиненным по имени-отчеству и на «Вы».
Делать это нужно как можно чаще. Вообще, обращение к человеку по имени означает внимание к нему, как к личности. Обращение по имени-отчеству и на «Вы» подчеркивает вежливое и уважительное отношение к вашему работнику. Согласитесь, что осознание себя значимым и уважаемым – стоит многого, и прямо влияет на уровень и качество работы, от чего в конечном счете и процветание компании.
4. Не действуйте через голову.
Руководитель, будьте предельно корректны. Чтобы не подрывать ваш авторитет среди подчиненных, не отдавайте распоряжение через нижестоящих руководителей.
5. Добейтесь ровного, выдержанного, независящего от личных симпатий отношения к сотрудникам.
Опора должна быть на всех сотрудников, не окружайте себя избранными. Это восстановит часть коллектива, которая осталась не выделенной, против руководителя. Важно уметь не поддаваться эмоциям, сохранять самообладание и не идти на поводу своего настроения. Таким образом руководитель зарядит энтузиазмом и вселит уверенность в достижении общего успеха и в своих сотрудников. А вот беспокойный, раздраженный руководитель, напротив, зря отвлекает и дергает себя и подчиненных, порой портит их настрой с самого начала трудовых будней. Не пытайтесь грубостью и громким тоном доказать свою правоту, так можно настроить коллектив против себя. В бизнесе нет места личным симпатиям и антипатиям. Существуют качества, на которые действительно стоит обращать внимание, к ним относят: активность сотрудника, инициатива, отношение к работе и пр. Не стоит и проводить бесед, которые могут создать впечатления избранности и секретности. Иначе сотрудники не поймут руководителя и перестанут воспринимать его адекватно.
6. Создайте время, отведенное специально для встречи руководителя с подчиненными.
Не тратьте часы приема посетителей на выполнение текущих дел. Ожидание сотрудников встречи с вами отнимает у них очень много сил и времени. Эти ресурсы полезнее направить на благо бизнеса. Если руководитель держит в своей приемной очередь посетителей, то это признак плохой работы, а не бурной активной деятельности.
7. Уметь слушать собеседника.
Важно, чтобы соблюдалась пропорция: вы говорите 1/3, ваш собеседник – 2/3. Нужно внимательно слушать и показывать, что вы услышали то, что было сказано. Следует переспрашивать («Точно ли я понял, вы утверждаете, что…), конкретно проговорите свое понимание того, что имел в виду собеседник («Ваши доводы я понял так…»).
Перебивать собеседника, не проследив его мысль до конца, также дурной тон и некомпетентность. Замечания могут быть высказаны и после речи. Считается, что не меньше 50% времени нужно смотреть собеседнику в глаза. Нельзя смотреть на собеседника сверху вниз, так как это приводит к дискомфорту в общении. Человек, смотрящий сверху, заранее возвышает себя над собеседником. Также нельзя смотреть на своего собеседника снизу вверх. Таким образом принимается позиция «ребенка». Другими словами, это означает витание в облаках, мечтательность, невнимательность.
9. Высказывайтесь кратко и по существу.
10. Безупречный внешний вид.
Одежда должна быть чистой, аккуратной, отглаженной. Уделите особое внимание каблукам. Скажите нет стертостям, сбитостям, растоптанностям и тем более грязи.
Прическа не обязательна, обязательна чистота волос. Важно соблюдать чувство меры в цветах и аксессуарах. Бизнес – это та сфера, где встречают по одежке, а уж потом обращают внимание на деловые качества (пунктуальность, надежность и т.д.). Так что будьте максимально требовательны к своему внешнему виду.
11. Все данные обещания выполняйте вовремя.
Неспособность руководителя сдерживать свое слово на корню подрывает его авторитет. Оцените реально свои возможности, прежде чем дать обещание. А уж после чего прикладывайте все силы и энергию для выполнения обещанного.
